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2019-07-08

若手SEのための現場で役立つメール術

 

どうも、温泉卓球大好きアフロ・ナミヘイです。

今回は新人や若手のSEが悩みがちなメールの書き方についてご紹介します。

 

現場によってはメールをほとんど使ってない、ということもあると思いますが、チャットやチケットなど文章でのやり取り全般に役立つ情報となっていますのでぜひご覧ください。

 

現場でありがちな悩み

メールを書くときや読むときに以下のような悩みを抱えている方は多いと思います。

 

・メールを書くのに時間がかかる

・言いたいことが相手に正確に伝わらない

・メールの内容がわかりづらくて読むのが大変

・自分が何のためにメールを書いているのかわからなくなる(重症)

 

メールが早くなるとどうなるか?

メールの処理が早くできるようになれば、もちろん自分の仕事を早く進められます。

 

しかし、効果はそれだけではありません。

実はプロジェクト全体に好影響を与えられます。

 

例えばプロジェクトのメンバーに仕事を依頼するときのことを考えてみましょう。

依頼までに時間がかかってしまうと・・・

 その分仕事の開始が遅れていきます。

 

でもすぐに依頼できれば、

メンバーは早く仕事が始められます!!

このようにスムーズなメールのやり取りは、プロジェクトに好循環をもたらすことができます。

 

メールが早い人=仕事が早い人

また、メールの処理が早くなるということは、仕事全体のスピードを上げることにつながります。

 

これは単純に、

メールにかかる時間が短い→他の作業に使える時間が増える

というだけのことではありません。

 

「メールが早い人=仕事が早い人」と言えるのは、メールを処理することには以下のような能力を含んでいるからです。

・読解力

・文章力

・段取りのよさ

・人への気遣い

 

正確に伝わる文章校正

結論→理由→具体例

わかりやすい文章を書くためにはまず結論から書くことです。
その結論となる理由や根拠を次に述べて、その後に必要に応じて詳細や具体例を補足します。

相手にとって最も重要な情報が最初にくれば、伝わりやすくストレスフリーで読み進めていくことができるからです。

 

わかりやすいメール=何が結論かわかりやすいメール

と言えます。

それに対して何を言いたいのかよくわからないメールは、どこに結論があるのかが曖昧です。

 

例:結合試験はスケジュール通りに進んでいるか?に対する回答のメール

まずは、結論が後の場合です。

——結論が後の場合——
これまで実施したシナリオでバグが5件発生しておりますが、現在はシナリオ3を実施中で、これは完了予定日が明後日となっており、実施はそれまでには完了する見込みです。ですが、このシナリオでもバグが発生すると、完了予定日に間に合わない可能性がありますが、全体としては間に合う見込みです。
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——結論が先の場合——
試験実施はスケジュールから遅れずに進められています。
本日時点で予定通りにシナリオ3を実施中です。
また現在発生しているバグ5件の改修及び再試験についても結合テスト全体スケジュール内で対応できる見込みです。
———————————

 

目的→理由→詳細

次に相手に相談や依頼を伝えるケースでの文章構成を見ていきます。

さきほどの結論から書く形式は主に報告の場合に使われます。

相談のためのメールでも考え方は同じです。

 

最初にそのメールで最も伝えたいこと=目的 を書きます。

そうすることで、相手は「このメールはこういう目的なのだな」と認識したうえでその後の理由や詳細を読み進めていけるのでストレスになりません。

 

例:結合試験スケジュール延長を相談するためのメール

——目的が後の場合——
現在結合試験中なのですが、すでに故障が20件出ており、今後も増える可能性があります。
これにより予定スケジュールよりも進捗が遅れており、予定日までに完了するのが難しい見込みです。
そのため、結合試験スケジュールを5日間延長させていただけないでしょうか?
———————————

 

——目的が先の場合——
結合試験スケジュール延長についてのご相談です。
以下理由により、5日間延長させていただきたいです。
現在故障が20件出ており、今後も増える可能性があります。
そのため予定スケジュールよりも進捗が遅れており、予定日までに完了するのが難しい見込みです。
———————————

※件名も目的がわかるように書くとモアベターです。
例『ご相談:結合試験スケジュールの延長について』

 

必要な情報を漏れなく伝えるには

情報を漏れなく伝えるには、以下の漏れなく伝える6W3Hに当てはめてメールを書くのがおすすめです。

・When いつ
・Who 誰が
・Whom 誰に
・What 何を
・Where どこで
・Why なぜ
・How to どうやって
・How many いくつ
・How much いくらで

 

常にこれら全てが必要ということはないですが、こういったフレームワークにはめ込んでいくと漏れる可能性は低くなります。

逆に漏れがあると、相手から聞き返されてメール のラリーが発生することになります。

そして余計なラリーに時間を費やしてしまう、ということが現場では起こりがちです。

 

漏れがある→ラリーが続く→仕事が遅れる

ということにつながっていきますので、

 

聞き返されたら負け!!

というくらいの気持ちで書きましょう。

 

例:関係者に打ち合わせを依頼するためのメール

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ラーメン二郎 横浜関内店様
お世話になっております。アフロナミヘイです。

現在開発している新機能の試験観点について、弊社にて打ち合わせをさせて頂けますでしょうか?

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これだけの内容だと、打ち合わせをするのに必ず必要なWhen(いつやるか?)の要素が足りていません。

 

こういった依頼の場合、「OKです」という返事をもらってから日時を決めていこうとしてしまいがちですが、その後に発生する「いつにしますか?」というラリーが無駄です。

上の内容に加えて、以下のようにこちらの予定を伝えた方がスムーズです。

 

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直近でこちらが可能な日程は6/2、3、4の13:00~18:00です。
ご都合よい日をご指定ください。
もし全て不可でしたら、候補の日程をいくつかご提示願います。

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このように自分の都合を先に言うことに抵抗を感じるかもしれませんが、失礼なことではありません。
むしろ余計なやり取りに相手の時間を使わせないための気遣いと言えます。

 

終わりに

メールを書くに当たっては今回紹介した以外にも様々な技術があります。

しかし、本当に大事なのは小手先の技術ではなく、

 

・メールの先には次の仕事があることを考える
・メールを読む人のことを思いやる

ということです。

その結果、こういった技術を使うということですね。

 

ぜひ現場で活用されてみてください!

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アフロ・ナミヘイ

PostgreSQL推進委員長。アンチOracle派筆頭。 標準SQLに反する書式は許しません。 (+)とか使ってると激おこ。 アフロは天然。