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2021-01-18

業務効率化が上手くいかないんだが。

どうも、畜産ペンギンです。

 

今日は業務効率化について語って行こうと思います。

 

いきなりなんですが、この記事はこの通りにやれば業務効率化できるよ!とか上手くいったから紹介するね!って内容ではありません。

畜産ペンギンが上手くいかなくて困っているので何故上手くいかないのか、どうしたら上手くいくのかを考えた事をつらつらと書いてます。

それでも考えるきっかけになったり何かのヒントになれば幸いです。

 

また、業務改善と業務効率化の意味の違いとか考えるとややこしくなってくるので、今回はシンプルに時間削減に焦点を当てていきます。

 

背景

畜産ペンギンのチームは現在SES契約でお客さんの指示下で作業しています。

また、メンバーの大半が過去に自社内でスクラム開発を経験しており、スプリングレトロスペクティブでKPTという手法でそれなりに業務改善に手応えを感じていた実績がある。(用語の詳細な意味は省略)

なので今の現場でもKPTを試してみたが、どうにも上手くいかないという感じです。

 

原因

まず、何故うまくいかないのかシンプルに以下の2つに分けて考えてみました。

・目的(メリット)が曖昧。

・時間が無い。

ので、この2つを解決していこう。

 

分析

・目的(メリット)が曖昧。

大義名分としては時間削減が基本となると思いますが、やはりこれだと個人のモチベーションとして結び付けにくい。

 

ので、個人的欲望で考えてみる。

 

まず素直に無駄な時間とか嫌だし同じこと何度もやりたくないですよね、つまらんし。

 

退屈な単純作業やってる時間を自分のやりたい方向性の物をやる時間とかに変えられればまぁ嬉しいかな。

 

もう一つが、チームあるいは個人の成長が感じられて楽しい。

 

スクラム開発していた時は毎週KPTを行いまたその際出たアクションを実行していた訳ですが、本当毎週チームがパワーアップしているように感じられてそれが楽しかったですね。

勿論毎週上手く行く訳ではないし、ほんのちょっぴりしか改善しないみたいな時もありましたがそれでも前に進んでいる実感は感じられました。

 

小さい単位でも、毎週その喜びが感じられたのがスクラム開発では業務効率化が上手く行っていた一因なのかなと思いました。

 

うーん、今一歩弱い気がするけど多少やる気出てきた。

 

時間がない。

自社内のスクラム開発では予めKPTを行う時間が構造的にとられていましたが今の現場では当然ですがお客さんの指示が最優先となるので空き時間に行う、となっていて中々取り組めていない。

またKPTでアクションまで落とし込んでもそれも空き時間で、となるので忙しい期間がちょっと続くと有耶無耶になってしまう。

 

当然、そもそもお客さんと話をして業務効率化を行う時間を意図的に作らせて貰う、という構造から変えてしまうアプローチもあるでしょうが今回は除外して考えます。

 

まず、本当に忙しい時はもうどうしようも無いので一旦ここは諦める。

ただそんなに忙しいのがずっと続くってのもちゃんとやる事やってりゃそんなに起きないハズなので。

いや、続いてしまうって時はそれこそ上で除外すると言ったアプローチ等をするしか無いんじゃないですかね。

 

で、どうしていくかと言うと以下の3つのアプローチが思いつきました。

 

・最初は小さい単位でいいので、習慣化する。

 

まぁ常套手段ではありますが時間は取れない時は取れないし、いきなり大層な事も出来ない物は出来ないのでハードルを出来る範囲まで下げてちゃんと定期的にやる、という事です。

 

小さな事も積み重ねていく内に練度も上がりますし、流用出来る物も増えていくので将来的にはに小さい時間で大きい効率化が出来るよね理論です。

 

例を挙げると、VBAマクロを初めて作る場合はスキルも無いし参考に出来る物も無いから時間かかるし大した物は出来ないけど、続けていけばスキルも尽くし参考・流用出来る物も増えるので効果は上がっていくよねって話です。

 

なので最初はしょぼくても全然いいんだ!(´・ω・`) と言い聞かせる。

 

・実作業のついでにやる。

 

実際のタスクと一緒にやっちまえばいいじゃないか理論です。

 

例えば、手順書とが古い場合って結構あると思うんですけど「ふーん古いんだツカエネ。」で一旦横に置いて一向に更新されないあるあるを潰すために、古いのを見つけたらその場で更新してしまうとかですね。

 

別タスクとして「手順書更新」って切り出すとめんどくさく感じますがその場で更新するなら頭の切り替えとかも要らないのでハードルが下がるんじゃないかと。

 

・各タスクのバッファは作らず、まとめて取る。(CCPM)

 

どういう事かといいますと、例えばプロジェクトで要件定義~リリースまでの工程があったとして、各工程ではバッファを作らず後ろにまとめてバッファを用意しておくというやり方です。

CCPM(Critical Chain Project Management)って言うらしいですよ。

思えばスクラム開発の時も1週間の小さい単位でしたがこんな感じでしたね。

 

パーキンソンの法則と言うのが世の中にはあって

仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する

らしいです。

まぁ共感出来る人は結構居るんじゃないかと思います。

 

各タスクにバッファを持たせると毎回そのバッファを使い切るけど、各タスクにはバッファを持たせず後でまとめて取る方式だとそんなに使わないんじゃねって事ですね。

 

まぁ結局後ろにバッファがある事がわかっているので図太い人間はそれも使い切りそうだけど、多少効果はあるかもしらんですね。

 

自分にプロジェクト全体のバッファの取り方とか決める権限はありませんが、もう少し小さい単位では出来る事もあるんじゃないかなと思いました。

 

まとめ

大抵のお仕事で、課題自体はあると皆自覚しているとは思います。

が、皆自覚しているのに解決出来ていないってのはやっぱり難しいって事なんでしょうねー。

 

また、進展があったら続きを書いてみたいと思います。

さようなら。

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畜産ペンギン

主にネットワーク系、開発系を経験しているエンジニアです。 大きな業界単位のキーワードから細かい実作業の単位まで とりあえずは気まぐれに書いていこうかなと。